Buchhaltungssoftware Kleinstunternehmen

[SvenBvBFan]

Hallo,
für einen kleinen Verkaufs- und Handwerkbetrieb (~1 Mio Jahresumsatz, ~5 Handwerker, 3 in Verwaltung/Vertrieb) würde ich gerne die Buchhaltung und was so dranhängt digitalisieren. Aktuell werden mit einer alten Version von Topkontor Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellt. Alles andere ist eine Papierschlacht (sogar eingehende Rechnungen)..
Eine neue Software sollte E-Rechnungen erstellen/empfangen können, normale Rechnungen, Barzahlungen, Datev-Schnittstelle, Mitarbeiterzeug, Produktkatalog so Sachen. Alles was ich im Internet finde wie sevdesk, papierkram.de oder Lexoffice ist so aboseuche, was bei denen dann in der cloud rumfährt. Kennt da jemand eine Software, die man selbst hosten kann und man einmalig zahlt? Wenn nicht, welcher von diesen Aboanbietern ist gut?

Zweites einfaches Problem ist Kommunikation mit den Handwerkern. Für jede Baustelle bräuchte die Firma eigentlich einen Ordner, wo Infos, Fotos etc ausgetauscht werden und auf die jeder MA Zugriff hat. Aktuell geschieht das wild über WhatsApp chats. Eine Möglichkeit wäre da ein cloudanbieter wie google drive, da kann man ja auch gemeinsam Dokumente bearbeiten. Aber auch das würde ich lieber selbst hosten, wenn möglich. Was für eine Serversoftware und hardware bietet sich da an? Wichtig ist, dass die Clients auf den Smartphones idiotensicher und auf allen möglichen osteuropäischen Sprachen verfügbar sind. Integrierte Übersetzungssoftware wäre auch schön.
Wenn das selbst hosten nicht sinnvoll ist, ist google drive hier die beste Option oder was kennt ihr da so?

Aktuell werden pro Jahr ca 1600€ an einen externen "IT"ler verbrannt, der dieses Topkontor "betreut". 100€ im Monat hätte ich mal so als softes Maximum genommen für so Software. Am liebsten aber natürlich ohne Abomodell.

Danke schonmal, falls da jemand was zu sagen kann.

[Shakka]

Für das Verteilen der Dokumentation bietet sich z.B. nextcloud an. Das bietet erst mal eine Funktionalität ähnlich wie Google Drive. Und dann kann man da noch allerhand PlugIns rein stecken und damit dann auch alles mögliche machen. Zum Beispiel Kalender synchronisieren oder OCR auf Bildern/PDFs/gescannten Rechnungen...

Das selbst zu hosten ist recht problemlos möglich. Man braucht einen Server mit genügend Speicherplatz. Rechenleistung ist egal. Jeder Nutzer kann dann einen Client aus dem App-Store auf dem Handy oder Laptop installieren.

ABER man muss das alles warten. das ist erst mal der Server selbst (OS-Updates). Dann die Webserver-Software (Apache, mysql, php) und schließlich das nexcloud selbst.

Wenn man da jemanden finden kann, der das managed wäre das schon zuverlässiger als es selbst zu hosten. Zum Beispiel direkt bei https://nextcloud.com/de/instant-trial/. Das ist eine deutsche Firma.

[SvenBvBFan]

Ich habe mir mal den Clienten installiert, da finde ich nicht, wie ich die Sprache umstellen kann aber danke für den tipp!

[SvenBvBFan]

Angeblich defaultet die App auf die Standardsprache des OS, ohne dass das umstellbar ist. Naja, mal schauen.

[SvenBvBFan]

Polnisch geht schon mal. Nextcloud verrät leider keine Preise zu ihrem Cloudservice. Was haltet ihr von Hetzner? Da lief das forum ja auch mal drauf.

[Arminius]

Hetzner ist der deutsche Standardanbieter für Server. Darüber läuft auch mein privater Server, und ich hatte damit bisher keine Probleme.

Die freie Buchhaltungssoftware Gnu-Cash nutze ich privat und ehrenamtlich. Dafür tut sie, was sie soll. Laut Wikipedia wird sie auch von Kleinunternehmen genutzt und kann wohl auch Rechnungen erstellen; das hab ich allerdings nie genutzt und kann die Praktikabilität nicht beurteilen. Da Gnu-Cash aber kostenlos ist, ist es sicher einen Versuch wert.

[Großadmiral Thrawn]

Gnu-Cash haben wir bei mir im Verein auch jahrelang verwendet, da gab es aber in den letzten Jahren vermehrt Problemes. Wir sind jetzt auf Buchhaltungsbutler umgestiegen, das läuft soweit ich das von den Verantwortlichen mitbekomme deutlich besser als Gnu-Cash.

[justanick]

Was haltet ihr von Hetzner? Da lief das forum ja auch mal drauf.

Tut es immer noch.

[gruenmuckel]

Guck Dir mal OrgaMAX von Deltra an. Das gibts als Cloudversion oder als Serverbasierte Version zum lokalen Installieren (haben wir). Der Server (normaler PC wuppt das nebenbei) kann gleichzeitig zum arbeiten genutzt werden indem man die Software (Orgamax) startet.
Ja, man zahlt jährlich. Und man kann Module hinzubuchen bzw. weitere Arbeitsplätze. Du kannst aber auch mit einem Arbeitsplatz von 10 PCs aus arbeiten. Nur eben nicht gleichzeitig.

Wir haben dieses Frühjahr mal geschaut ob es was anderes gibt weil wir uns umfirmieren werden und das ein Zeitpunkt wäre eventuell umzustellen. Wahnsinn was ein Müll an ERP-Software angeboten word. Teilweise Optik von vor dem Jahrtausendwechsel, völlig unergonomisch und alles garantiert mit hohen vier- bis fünfstelligen Preisen garniert.

Guck Dir mal OrgaMAX an.

[Tronde]

Gibt es nen StB der den Abschluss macht? Falls ja, könnte man über dessen Software einen Teil des Themas erschlagen.

[SvenBvBFan]

Danke für den Tipp @gruenmuckel
wir müssen uns da mal ein paar sachen anschauen, da hilft jede alternative.

Gibt es nen StB der den Abschluss macht? Falls ja, könnte man über dessen Software einen Teil des Themas erschlagen.

Der aktuelle StB wird mit Bankauszügen und anderem Papierkram überschüttet. Vielleicht sollte man mit dem mal zuerst reden, was da sinnvoll ist? Ich weiß auch nicht wie viel sie dafür gerade zahlen. Und wie viel davon von einem gepflegten Buchhaltungstool zu Steuererklärung fehlt etc

Vom der Idee vom selbst hosten bin ich auch eher abgekommen nach Shakkas Hinweisen, eigentlich habe ich keine Bock da aktiv zu betreuen für Updates etc, sondern würde das einmal einrichten und dann nur bei größeren Problemen helfen.

[Tronde]

Wird mit Datev beim StB gearbeitet? (ich nehme es an)Man könnte dann über DUO die digitalen Belege lösen, mit der Mittelstandssoftware auf Datev buchen.

Frage ist halt auch auf welchem digitalen Stand der StB steht.

[SvenBvBFan]

Der Stb will glaube ich eigentlich mit einer Datev-Schnittstelle arbeiten. Kannst du das mit dem datev unternehmen online nochmal ausführen, wofür brauche ich das? Nur für digitale Belege, können das andere Mittelstandssoftwares mit Datevschnittstelle nicht auch?

[Tronde]

Ich schreib das morgen am PC. Am Handy ist es ein bisschen blöd.

[SvenBvBFan]

Danke dir!